Infothek: E-Mail
Hier finden Sie weiterführende Informationen, einfach erklärt. Klicken Sie auf das Thema, damit sich der Bereich öffnet. Sofern Sie weitere Fragen oder Anregungen haben, teilen Sie uns diese bitte mit.
Ich erhalte die Meldung "Postfach voll". 
Sie erhalten bei Ihrem E-Mail Programm die Meldung "Postfach voll" oder Sie können keine E-Mails mehr versenden?
Die Postfächer auf unseren Servern halten eingegangene E-Mails so lange vor, bis diese von Ihrem E-Mail Programm abgerufen und gelöscht werden. Dabei hat jedes Postfach ein definiertes Speichervolumenvon maximal 2 GB.
Sofern Sie zu selten E-Mails abrufen oder IMAP nutzen, E-Mails mit vielen oder zu großen Anhängen geschickt bekommen oder die Zeiteinstellung zum Löschen der E-Mails zu hoch angegeben ist, kann ein Postfach schnell voll werden. Ist ein Postfach voll, wird dieses vom Server blockiert.
Kontrollieren Sie bitte die Löscheinstellung in Ihrem E-Mail Programm. Diese sollte max. auf 7 Tage (nach Abruf der Emails) eingestellt sein. Keine Sorge, ungelesene E-Mails werden nicht nach 7 Tagen gelöscht. Anleitungen zur Einrichtung der gängigen E-Mail Programme finden Sie unter "Infothek" -> "Anleitungen" oder fragen Sie Ihren Systemadministrator.
Weiterhin können Sie online über Webmail auf das gesperrte Postfach zugreifen und dieses aufräumen. Den Zugang zu Ihrem Webmail finden Sie in der Online-Tarifadministration. Eine Anleitung finden Sie ebenso unter "Infothek" -> "Anleitungen".
Sollte das nicht möglich sein, rufen Sie uns bitte an, damit wir Ihr Postfach entsperren. Zum Löschen von nicht mehr benötigten E-Mails benötigen wir jedoch Ihren persönlichen Auftrag.
Bitte beachten Sie, dass ein Postfach kein unendliches Archiv ist und nur die Aufgabe hat E-Mails anzunehmen und vorzuhalten. Die Archivierung Ihrer E-Mails muss lokal auf Ihrem Computer erfolgen.
Bei abgewiesenen E-Mails werden von den Servern im Laufe eines Tages mehrmals Zustellversuche gestartet. Sind alle Versuche ergebnislos, so erhält der Absender die E-Mail mit dem Hinweis "postbox full" (oder ähnlich) zurück.
Meine gesendete E-Mail kam zurück.
Das kann mehrere Gründe haben. Bitte schauen Sie einmal in den Kopfzeilen des Rückläufers. Üblicher Weise finden Sie darin Angaben der Mailserver, welche ggf. die Ursache beschreiben.
Wenn Sie lesen "unknown recipient", "Empfänger unbekannt" o.ä. ..., dann gibt es das Postfach nicht oder Sie haben sich bei der E-Mail Adresse ggf. vertippt. Rufen Sie den Empfänger an und machen ihn/sie auf das Problem aufmerksam. Falls Sie keine Kontaktdaten haben, können Sie auch die Domain der E-Mail Adresse (hinter dem @) aufrufen und nach einer allgemeinen Adresse suchen (in den meisten Fällen die info@). Fragen Sie über diese Adresse nach der Person und/oder nach der aktuellen E-Mail Adresse.
Wenn Sie die Hinweise: "full quota", "full postbox", "Postfach voll" o.ä. finden, dann ist das Postfach des Empfängers voll und vom Mailserver geblockt. Eine Zustellung ist erst wieder möglich, wenn das Postfach des Empfängers geleert worden ist. Rufen Sie den Empfänger an und machen ihn/sie auf das Problem aufmerksam.
Was ist der Unterschied zwischen einem POP und einem IMAP-Postfach?
Sofern Sie ein POP3-Postfach nutzen und in Ihrem E-Mail Programm einrichten, befinden sich im Postfach in der Regel fünf Ordner (Eingang, Ausgang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb) auf Ihrem Computer, welche auch die Mails als Datensatz beinhalten. Das bedeutet, bei jedem Abruf Ihrer E-Mails von unserem Mailserver werden die E-Mails samt eventueller Anhänge lokal auf Ihrem Computer gespeichert. Nach dem Abruf werden die E-Mails – je nach Einstellung in Ihrem E-Mail-Programm – auf dem Server gelöscht, verbleiben x Tage nach Abruf im Postfach oder sammeln sich an. Wir empfehlen eine max. Vorhaltedauer von 7 Tagen, da sonst das Postfach vollläuft und blockiert wird. E-Mails welche nicht abgerufen werden (z.B. wenn Sie verreist sind) werden natürlich nicht gelöscht.
Wenn Sie Ihr Postfach über mehrere Endgeräte verwalten (Desktop, Laptop, Smartphone), müssen Sie sich eine Strategie überlegen, da gelöschte E-Mails von den Zweit- oder Drittgeräten nicht mehr abgerufen werden können. Ebenso befinden sich gesendete E-Mails nur auf dem Gerät, welches die E-Mail verschickt hat. Eine Synchronisation untereinander ist unter Umständen etwas umständlich oder über Open-Xchange-Dienste umsetzbar.
Bei IMAP befinden sich Ihre E-Mails und Anhänge auf dem Mailserver. Sofern Sie IMAP in Ihrem E-Mail Programm einrichten, sehen Sie also ein Abbild der Ordner und der E-Mails, welche auf dem Server liegen. Angezeigte Inhalte und Anhänge werden nur in temporären Ordnern (DownloadCache) auf Ihrem Gerät zwischengespeichert. Um diese lokal zu sichern, müssen Sie die Daten aktiv auf Ihrem Endgerät abspeichern. Der Vorteil von IMAP liegt in der automatischen Synchronisation zwischen den Endgeräten, da alle die selbe Ordnerstruktur und die selben Daten des Mailservers anzeigen. Allerdings benötigen Sie für das Arbeiten mit den E-Mails zwingend eine stehende Internetverbindung.
Achten Sie bei POP und IMAP, dass Sie die Postfächer nicht als Dauerarchiv nutzen. Da mit IMAP bei jeder Verbindung sämtliche Daten synchronisiert werden, kann sich das Arbeiten mit der Zeit verlangsamen (wichtig auch der erhöhte Datenverkehr bei Auslandaufenthalten!). Nach einiger Zeit kann auch ein IMAP-Postfach überfüllt sein, sofern Sie die Daten nicht regelmäßig auslagern. Ein Auslagern kann nur erfolgen, wenn Sie lokal einen Ordner anlegen und alte E-Mails und Anhänge in diesen abspeichern. Dieser Ordner darf allerdings keine Verbindung zu dem IMAP-Postfach haben, da Sie die Daten sonst nur intern verschieben.
Thunderbird lädt trotz Einrichtung keine E-Mails.
Thunderbird hat leider ein paar Eigenheiten bei der Einrichtung der Mailserver beim Anlegen eines Postfachs. Gehen Sie bitte auf "Extras", "Konteneinstellungen" und kontrollieren Sie unter "Servereinstellungen" (links) den angegebenen Benutzer- oder Kontonamen, das Passwort, den Posteingangsserver und den Port. Klicken Sie danach auf "Postausgangsserver (SMTP)" (links). Auch hier überprüfen Sie bitte sämtliche Eingaben. Die richtigen Login-Daten finden Sie auf unserem Schreiben "Auftrag-Realisierung".
Ich kann keine Mails versenden und erhalte keine Verbindung zum Mailserver.
Sofern Sie alle Einstellungen (Serveradressen, Ports, Benutzername sowie Passwort) korrekt in Ihrem E-Mail Programm eingegeben haben, Sie Mails empfangen, jedoch nicht versenden können, sehen Sie bitte nach, was für ein DSL-Modem/Router Sie haben.
Sofern Sie ein "Speedport" Modem besitzen, loggen Sie sich bitte in das Modem ein. Dann wählen Sie den Punkt "Internet" an und klicken links auf "Liste der sicheren E-Mail Server". Sie können bei "Liste der sicheren E-Mail Server" das Häkchen herausnehmen oder Sie tragen den unseren SMTP-Server in die Liste ein. Danach speichern Sie bitte die Einstellungen und melden sich beim Speedport wieder ab. Nun sollte der Mailversand funktionieren.
Wir richte ich eine geschützte E-Mail Verbindung ein?
Um bei Ihrem E-Mail Programm eine geschützte Verbindung einzurichten, öffnen Sie die Konto-Eigenschaften des Postfachs. Je nachdem ob Sie POP oder IMAP nutzen, benötigen Sie unterschiedliche Einstellungen und Ports. Eine Übersicht der möglichen Optionen finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.
Ohne Verschlüsselung (nicht zu empfehlen):
Mit (Start-) TLS Verschlüsselung (zu empfehlen):
Mit SSL Verschlüsselung (zu empfehlen):
TLS und SSL ist nur eine Sicherung der Übertragung. Eine starke, direkte Verschlüsselung Ihrer Mailinhalte erreichen Sie nur mit zusätzlichen Programmen, wie PGP o.ä.
Wie kann man E-Mails voll verschlüsseln?
Während der Transport der E-Mails mit TLS- oder SLL nur die Übertragung vom dem Mailserver des Versenders zu dem Mailserver des Empfängers verschlüsselt – und diese auf den Mailservern unverschlüsselt liegen, kann man mit entsprechender, kostenloser Software auch die E-Mails voll verschlüsseln. Das bedeutet: Nur der Absender und der Empfänger können die E-Mails in Klartext lesen. Leider ist die Thematik immer noch etwas komplex, ebenso die Installation und Handhabung der Software. Wir haben Ihnen ein paar gute Links zum Einlesen gesammelt:
