Sofern Sie ein 
POP3-Postfach nutzen und in Ihrem Email-Programm einrichten, befinden sich je Postfach in der Regel fünf Ordner (Eingang, Ausgang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb) auf Ihrem Computer, welche auch die Mails als Datensatz beinhalten. Das bedeutet, bei jedem Abruf Ihrer Emails vom Internet-Mailserver werden die Emails samt eventueller Anhänge lokal auf Ihrem Computer gespeichert. Nach dem Abruf werden die Mails - je nach Einstellung in Ihrem Email-Programm - auf dem Server gelöscht, verbleiben x Tage nach Abruf im Postfach oder sammeln sich an.
Wir empfehlen eine max. Vorhaltedauer von 7 Tagen, da sonst das Postfach voll läuft und blockiert wird. Emails welche nicht abgerufen werden (z.B. wenn Sie verreist sind) werden natürlich nicht gelöscht.
Wenn Sie Ihr Postfach über mehrere Endgeräte verwalten (Desktop, Laptop, Smartphone), müssen Sie sich eine Strategie überlegen, da gelöschte Mails von den Zweit- oder Drittgeräten nicht mehr abgerufen werden können. Ebenso befinden sich gesendete Mails nur auf dem Gerät, welches die Email verschickt hat. Eine Synchronisation untereinander ist unter Umständen etwas umständlich.
Da sich die Emails und die Anhänge jedoch auf dem Endgerät befinden, können Sie auch ohne bestehende Internetverbindung auf diese zugreifen und bearbeiten.
Bei IMAP befinden sich Ihre Mails und Anhänge auf dem Internet-Mailserver. Sofern Sie IMAP in Ihrem Email-Programm einrichten, sehen Sie also nur ein Abbild der Ordner und der Mails, welche real nur auf dem Server liegen. Angezeigte Inhalte und Anhänge werden nur in temporären Ordnern (Cache) auf Ihrem PC (o.ä.) zwischengespeichert. Um diese lokal zu sichern, müssen Sie die Daten aktiv auf Ihrem Endgerät abspeichern.
Der Vorteil von IMAP liegt in der automatischen Synchronisation zwischen den Endgeräten, da alle die selbe Ordnerstruktur und die selben Daten des Mailservers anzeigen. Allerdings benötigen Sie für das Arbeiten mit den Emails zwingend eine Internetverbindung.
Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die Ordner gerne als Archiv genutzt werden. Da bei jeder Verbindung sämtliche Daten synchronisiert werden, kann sich das Arbeiten mit der Zeit verlangsamen (wichtig auch der erhöhte Datenverkehr bei Auslandaufenthalten!). Nach einiger Zeit kann auch ein IMAP-Postfach überfüllt sein, sofern Sie die Daten nicht regelmäßig auslagern. Ein Auslagern kann nur erfolgen, wenn Sie lokal einen Ordner anlegen und alte Emails oder Anhänge in diesen abspeichern. Dieser Ordner darf allerdings keine Verbindung zu dem IMAP-Postfach haben, da Sie die Daten sonst nur intern verschieben.
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